Le Projet
Le projet de mise en place d’un Système de contrôle et d’audit interne au sein de l’université est un projet structurant et d’envergure nationale. Toutes les universités du Maroc vont bénéficier des retombés de ce projet.
Activités et méthodologie du projet
O1
Elaboration d’un référentiel juridique et organisationnel commun à l’ensemble des universités marocaines. Il s’agit d’un lot de travaux préparatoires, préliminaires et nécessaires à la mise en place de tout système de contrôle interne et d’audit. Il consiste à élaborer les deux référentiels indispensables au fonctionnement des services économiques de l’université : (1) un recueil juridique des textes de loi régissant le fonctionnement des services économiques de l’université. En effet, toutes les activités et les tâches des services administratifs des universités sont soumises à une réglementation stricte qui cadre le périmètre d’action. Les instructions sont issues de différents textes, notes, décrets émanant de plusieurs sources et sur des périodes différentes qui peuvent être très éloignées (il existe encore des textes datant de 1913). Pour cela, il est nécessaire d’élaborer, pour chaque métier au sein de la sphère des services économique et financier, un guide juridique regroupant l’ensemble des règles et leurs références réglementaires et légales. (2) un recueil regroupant l’ensemble des fiches de postes correspondant aux profils existants et devant exister au sein des services économiques avec la description des tâches, des attributions et des qualifications requises aux métiers. Il s’agit, également, de détailler l’organigramme fonctionnel de la sphère économico-financière de l’université et de préciser la hiérarchie et les différents circuits des validations.
O2
Elaboration, mise en place d’un manuel de procédures de gestion et formation du personnel de l’université. Ce lot a pour objectif de recenser les processus, collecter les données, réaliser des interviews, évaluer et analyser les flux d’information et le fonctionnement actuel des services économiques afin de formaliser les différentes procédures de gestion comptable et financière. Les procédures élaborées seront, ainsi, regroupées dans un manuel de procédures qui sera diffusé et généralisé à l’ensemble des universités marocaines. Afin de garantir la réussite de cette mission, les dites procédures, seront élaborée en étroite collaboration avec les différents acteurs concernés dans les services économiques. La formation du personnel des services économiques sur ces procédures fera partie des activités de ce lot. Cette formation sera accompagnée par la mise en ligne d’une plateforme web de diffusion des procédures formalisées afin d’assurer leur pérennité et leur application.
O3
Passage en revue, au profit de l’équipe projet, des bonnes pratiques mises en évidence dans les standards et règlementations internationaux et élaboration d’un réferentiel, d’Audit et de Contrôle interne, adapté aux universités marocaines. L’initiation de l’équipe projet aux standards internationaux en matière d’Audit et de Contrôle Interne constitue un gage de réussite du projet. En effet, il revient à l’équipe projet d’assurer, tout au long du projet, la cohérence et la pertinence des actions à entreprendre par rapport aux bonnes pratiques intégrées aux standards internationaux. Dans ce contexte, nous avons prévu un ensemble de séminaires qui seront animés par les experts des partenaires européens sur des thématiques relevant des référentiels internationaux (Contrôle interne) et (Audit interne) en plus de la présentation des bonnes pratiques appliquées au sein des services d’audit et de contrôle interne de ces partenaires. A la fin de cette phase, l’équipe projet sera en mesure de choisir, en connaissance de causes, le référentiel qui s’adaptera au mieux avec le contexte marocain puis entamera les travaux d’adaptation des référentiels d’audit et de contrôle interne choisis.
O4
Conception et mise en place d’un dispositif de contrôle interne avec notamment la mise en place d’une cartographie de contrôles reliée aux processus et aux risques. Le système du contrôle interne est de nos jours un outil de gouvernance incontournable ; nombreuses sont les questions qui se pose au sein de l’université marocaines quand on évoque cet outil : (1) Tous les risques importants des services économiques sont-ils connus? (2) Existe-t-il, pour les risques importants, des mesures permettant de les réduire à un niveau acceptable ? (3) Le conseil de l’université et le président obtiennent-ils la garantie que les contrôles classiques actuels sont véritablement efficaces et exploités de manière efficiente? (4) L’université et sa culture permettent-elles une amélioration constante des pratiques et des contrôles?. Seule la mise en place d’un système de contrôle interne relié aux processus et aux risques peut répondre à toutes ces questions et offriere une assurance relative aux instances dirigeante de l’université. Ce lot vise à (1) doter l’université d’un dispositif de détection de risques à travers la mise en place d’une librerie d’événement à risques, à (2) concevoir l’ensemble des contrôles à mettre en place afin de minimiser les risques et à (3) mettre en place les stratégies et les plans d’actions pour faire face aux défaillances des contrôles.
O5
Constitution d’un service d’audit interne : Elaboration de la charte d’audit interne, de la démarche de mise en place et adaptation des outils d’audit. C’est le lot d’aboutissement et de concrétisation du projet sur le plan institutionnel, il consiste à créer un service de contrôle et d’audit interne au sein des universités marocaines partenaires, l’élaboration d’une charte d’audit, l’adaptation de la méthodologie de fonctionnement et la mise en place du plan de fonctionnement du service ainsi que des moyens et des outils nécessaires à son bon fonctionnement.
O6
Formation des auditeurs sur les techniques du Contrôle interne et de l’Audit. La réussite du présent projet est tributaire de l’implication du personnel de l’université, pour cela, la qualification des ressources humaines est une composante intrinsèque au projet et un facteur clé de réussite de celui-ci. Des sessions de formation et de qualification de collaborateurs clés seront organisées. Le volet pratique sera dominant pendant ces sessions de formation afin que les bénéficiaires soient opérationnels à la fin des sessions.
O7
Mise en place d’un plan de communication et d’une politique de diffusion en interne et externe des résultats du projet. De par l’aspect novateur du projet, sa capacité à entrainer des changements profonds dans la gouvernance des universités et à promouvoir les échanges et la mutualisation inter-universités et entre les universités et leurs partenaires, de grandes perspectives sont attendues du projet aussi bien de la part des universités marocaines elles-mêmes que de la part du ministère de l’enseignement supérieur qui nous a confirmé son appui et soutien.Aussi, nous avons veillé à faire de la dimension diffusion et communication des résultats une activité à part entière. Notre ambition est d’étendre la diffusion des résultats pour instaurer, après la durée du projet, un rendez-vous annuel de mutualisation et d’échanges d’expériences entre universités (Les assises nationales de l’audit et contrôle internes des universités marocaines). Ainsi, nous envisageons, pour une diffusion à la fois ponctuelle et permanente : (1) d’organiser des sessions de restitution de résultats auprès la communauté universitaire marocaine, (2) de mettre en place un plan de communication étalé sur toute la durée du projet et un site web dédié pour, la publication électronique des résultats et des différents documents du projet.
O8
Gestion du projet. Il s’agit de mettre en place les instances, décisionnelles, de suivi et d’exécution des différentes activités ; de définir leurs missions et leurs rôles et de mettre à leurs disposition les outils et modèles des documents de travail. Nous veillerons à mettre en place une architecture organisationnelle assez fine permettant de responsabiliser un grand nombre d’acteurs :1) Un comité de pilotage représentatif des membres du consortium sera mis en place et aura la responsabilité du pilotage global du projet; 2) une équipe de travail sera mis en place pour chacun des lots.
O9
Assurance qualité. Maîtriser les risques et s’assurer d’une bonne qualité des produits et résultats sont l’une des préoccupations majeures en conduite de projets et notamment en audit et contrôle interne. A cet égard, nous envisageons, dans le cadre du présent projet, mettre en oeuvre une série d’actions relatives à la maîtrise des risques et à l’instauration d’une démarche qualité spécifique au projet. Concernant, les mesures de maîtrise des risques, celles-ci se traduiront par l’élaboration d’un tableau de suivi des risques tenu par le responsable de chaque lot. Ledit tableau sera initialisé au début du projet et mis à jour pendant toute la durée de vie du projet. Le suivi des risques s’effectuera au cours de réunions du projet dans lesquelles les différents intervenants concernés seront conviés. Nous veillerons à communiquer l’ordre du jour et le tableau de suivi des risques suffisamment tôt afin de pouvoir préparer des actions. Un compte-rendu de réunion sera fait par le responsable de chaque lot, auquel sera joint le tableau de suivi des risques mis à jour.